当事務所では企業様の従業員への給与計算の代行を積極的に受託しております。
給与計算を代行させていただき、「助かるわ、助かるよ」と言っていただける事が多く、やりがいのある仕事と思っております。
実際、給与計算は大変重要な仕事ですが、たとえ僅かな手違いでも信用を失いますから、担当者の方には大きなプレッシャーのかかる仕事です。社会保険料の変更や税制改正、住民税の金額変更を反映するタイミングは早すぎても遅くても行けませんから、神経を使います。それを任せられてホッとした、肩の荷が下りたと言っていただいております。
事務所業務として給与計算では、多くの会社の給与計算を担当させていただいておりますため、社会保険料や税の変更のタイミングは常にスケジュールに入れてあります。そのためにミス無く変更ができます。
給与明細書も給与ソフトメーカーの純正品ですから、受け取った従業員にも見栄えの良くて好評であるとのコメントを頂いております。また、給与明細をクラウドで配信することにも対応致しております。給与を銀行振り込みで支払っている会社の振り込み作業期限の日程に合わせて、給与明細、給与支給控除一覧表、住民税・源泉税資料その他の帳票類をお渡しします。
給与計算では、残業代、休日出勤、深夜勤務の割増賃金の計算も必要となりますが、労働基準法の定めに則って不足のない計算をしなければなりません。労働基準監督署の調査があった場合も、適正に計算しているか必ずタイムカードと賃金台帳の確認があり、不足があれば再計算の是正勧告があります。そんな時でも社会保険労務士は労働基準法の専門家ですから、この点は安心してお任せいただけます。
給与計算に関連する労働社会保険手続きとしては、年度更新（労働保険料申告）と社会保険の算定基礎届が特に集計が大変です。給与計算を承っている企業様では、当事務所にデータをお預かりしていることになりますので、それによってご負担をかけること無くそのまま当事務所で年度更新や算定基礎届が進められますので、この点も「それは楽だ」とご好評頂いております。
給与計算に使用している給与計算ソフトはメインの給与奉行の他、他社の２つも併用して万が一特定のソフトの不具合が発生してもフォローできるようにしております。
新規給与計算受託Payroll(1)
新規給与計算受託には下記のものを用意していただきます。
１．当年度の１月から現在までの賃金台帳、各月の給与支給控除一覧表
２．従業員の住所氏名、扶養家族等の情報
３．社会保険・労働保険の手続き書類の控えファイル
４．給与所得者の扶養控除当申告書
これらの資料を当社で使用している給与計算ソフトへ準備作業として基礎データを入力して、できれば１ヶ月から２ヶ月くらいのテスト期間を経て、正式運用してゆくという流れになります。
各月の勤怠情報受領Payroll kintai
毎月の給与締め日が過ぎたら、その月の給与計算に必要な勤怠情報を受領します。
・出勤簿、タイムカード、勤怠集計表などのいずれかを、直接、FAX、メール等で頂きます。
（従業員ごとに１ヶ月間の実績を集計したもの。集計作業依頼も受託しますが、別途料金が発生します）
クラウドタイプの勤怠管理システムを利用している顧客の場合は、当事務所用のID・パスワードを割り振っていただいて、締め日が過ぎると、顧客ではパソコンで勤怠の締め作業をしていただき、それを連絡していただければ、当事務所でクラウドタイプの勤怠管理システムにログインして、勤怠データをダウンロードさせて頂きます。
例えば、２０日締めの場合は２１日から２３日の間に受領して、給与計算作業に取りかかります。
毎年６月から住民税が変更になりますが、事前に各市町村から通知書が届いたものは５月頃写しを頂きます。
給与計算結果チェックpower Payroll
ひと通り給与計算作業が終了すると、お客様に内容を確認していただきます。
月別の給与支給控除一覧表を作成し、FAX又はメールで送信して、内容を確認していただきます。もし、修正がある場合はここで修正の連絡を頂き、正確な給与計算結果に致します。
扶養していた家族が就職したり、市町村から住民税の変更があったり、手当の金額の変更、従業員の個人的な費用を会社が立て替えたものを精算するなど色々な変更が必要になるのですが、事前に通知していただくこともありますし、締め日後は会社の担当様も忙しく取り纏めをしますから、後から追加変更があることも当然にあります。これを反映させて、正しい給与計算をするようにしていきます。
給与明細・一覧表customer Payroll
確認、修正等が終了して給与計算を確定させると、結果を形にしてお届けします。
給与明細書、給与支給控除一覧表、住民税・源泉税資料その他の帳票類をお渡しします。
給与の銀行振り込み作業のリードタイムが短い場合は、確定した給与支給控除一覧表や銀行振り込み一覧表、場合によっては銀行振り込み用のデータをパスワードをかけた上で、メール等で先にお送りすることもあります。
給与支払日には従業員に渡せるように、事前に打ち合わせをしながらお届け日を予定して、計画通りに進めるようにしております。
メール等での連絡をする機会も増えましたが、大切なものですからお届けするのは直接手渡しするケースがまだ多いです。お届けにご訪問させていただくときに色々話をさせていただくのが、リアルな良いコミュニケーションをする良い機会になっているという実感もあります。
年末調整moral Payroll
色々な所得がありますが、特定の事業所１カ所からの給与だけが所得という人は、年末調整が必要です。
自分で確定申告をする人は無理に年末調整をする必要はありません。
年末調整をする場合は、給与所得者の扶養控除等申告書、給与所得者の保険料控除申告書、給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書、等を記入して提出しなければなりません。これも結構な手間がかかります。当事務所は住所氏名などあらかじめ登録されている情報を印刷したこれらの申告書類を印刷してお渡しするサービスも行っています。
最近はネット上で年末調整を処理するシステムが利用されるケースも多いのですが、当事務所の顧客は地域の中小企業が多いため、顧客からの対応への要望はほとんど頂いていないので、対応する準備は備えつつ、様子を見て本格導入を図ろうと考えております。
源泉徴収票は年末調整を処理した給与計算ソフトから出力できるので、従業員一人一人に渡せるようになっております。
給与支払報告書External consultation desk
年末調整を終了すると、１月に給与支払報告書を各市町村に送付しなければなりません。
これも担当さんには大変な作業です。
従業員の住民票のある市町村ごとに給与支払報告書を仕分けして、それぞれ郵送するのですが、１０人の従業員でも住所の市町村がバラバラならその数だけ分けて送らなければなりません。
仕組みとしてとても非効率と思いますが、デジタル化の動きもあります。ただし、現段階ではとても使いにくい仕組みと素朴な感想を持っています。総括表も市町村ごとに同じようで微妙に違う様式で、市町村ごとに住民税を特別徴収できない人をこのように分けて送ってほしいというルールが同じようで微妙に違うのです。単純にテキストデータ化して一カ所に送り、市町村コードや収入金額でコンピュータ仕分けする方が簡単なはず・・・
もちろん、必要な作業ですので顧客の負担を軽減するために対応しております。住民税を給与から差し引くことを特別徴収と言いますが、これは住民税を公平に負担してもらうために給与支払報告書の提出が前提となります。現在はマイナンバーが導入されたこともあって、住所が変更になっても納付漏れがあると改めて納付するよう現在の住所に通知が届くようです。従業員が退職した場合には住民税の退職に伴う変更手続きをする必要があります。こちらの手続きもお手伝いできるように致します。
